Tirsdag og onsdag

Tirsdag startede jeg på praktiksynopsen, hvor jeg bl.a. skal beskrive virksomheden. Jeg har derfor undersøgt hvad Slagelse Kommune - Center for Dagtilbud og Kulturs værdier/mission og vision og nøglekompetencer er. Derudover hvordan organisationen hænger sammen, hvilket Slagelse kommune har forklaret på deres hjemmeside.
For at få et lidt mere præcist billede af ovenstående vil jeg tage en snak med Centerlederen, så jeg kan få indsigt i Centerets eget syn herpå.

I dag, onsdag, har jeg undersøgt mulige websikre farver til intra, da jeg på mødet med IT-afdelingen fik at vide at farverne i Slagelse Kommunes farvepalette (designmanual) ikke nødvendigvis opfylder disse krav. Derfor har jeg undersøgt hvilke farver der tilnærmelsesvis kan ligne de originale farver. Jeg har valgt en mellemblå som primær farve til intra. Denne fungere som sekundær farve i Slagelse Kommunes farvepalette. Jeg valgte den for at give indtryk af at Børneintra er en "underdel" til Slagelse Kommunes hjemmeside, og samtidig fordi farven symbolisere loyalitet og omsorg.
Spørgsmålet omkring farver er selvfølgelig også et emne jeg vil vende med designbureauet og IT-afdelingen på det endelige møde 2. oktober.

Mandag

Dagen er gået med at finjustere i Børneintra og tjekke at alle links virker. Hellere tjekke en gang for meget end for lidt inden fremvisning for IT-konsulenter d. 2 oktober. Jeg er samtidig i gang med at tilføje noter til alle sider, så det er tydeligt forklaret hvad hensigten er med diverse funktioner.

Fredag og enden på ugen

Ugen er gået med at få ordnet diverse funktioner som viste sig at mangle. Jeg har i funktionen beskeder tilføjet at dokumenter skal kunne vedhæftes, og lavet en funktion der gør det muligt for personalet at oprette nye lister over børn, afhængig af behov til udprint. Personalet har ofte brug for afkrydsningslister for diverse stuer, telefonlister, kosthensyn mv.

Jeg venter stadig på svar fra IT-afdelingen omkring kravspecifikation og hvordan den skal udformes på rette vis.

I næste uge regner jeg med at min projektvejleder og jeg kan få snakket om hvilke integrationsløsnninger der er brug for ift. registreing/administrering af børn. Fx i forhold til automatisk registrering når et barn indmeldes i et dagtilbud, så ikke personalet skal oprette børn på nyoprettede lister efter indmeldelse. Dette vil gøre deres arbejde meget nemmere, og de kan dermed bruge mere tid på børnene og mindre på det administrative.

Tilbage efter sygdom

Jeg var så uheldig at fange mig en forkølelse, så onsdagen gik med en sygedag. Jeg er tilbage på pinden igen og var i Korsør for at fremvise Børneintra for Britta på Børnehuset ved Noret. Hun fandt det meget brugervenligt, især i forhold til registrering og administrering af børn. Strukturen og navigationen gav meget bedre overblik i forhold til det gamle.

Jeg har efter mødet lavet justeringer i forhold til lister over børn og tilføjet billede af barn. Derudover har jeg gjort kalenderen mere overskuelig for personalet, da de ønskede samme udseende og funktion til deres kalender som det ser ud på barnets fremmødekalender. Her er det muligt at se oversigt skiftevis for både uge, måned og år, hvor jeg ikke havde taget højde for dette i første omgang til den alminde personalekalender.

Samtidig har jeg været i gang med at udforme en kravspecifikation, og sendt den til IT-afdelingen for at høre deres mening mht. struktur og om der evt. skal være prioriteringer i forhold til diverse funktioner. Jeg venter på svar tilbage.

Der testes

I fredags var jeg forbi Skovbrynet i Sørbymagle og teste brugerfladen på Børneintra, og igen fik jeg positiv feedback. Igen fik jeg at vide at det var meget brugervenligt, enkelt og simpelt at gå til.
Et ekstra krav fra personalets side var at der skal være lister over både børn, forældre og personale, samt at det skal være muligt at vælge ud fra forskellige kriterier. Fx både at kunne søge via navn, indmeldelsesdato og stue. Hermed kan personalet søge efter personer ud fra flere oplysninger, uden at skulle huske navnet på en forældre og lignende.

Forældre fandt det meget overskueligt med at aktivitetsplan og kalender er samlet i én, og at det nu skal være muligt at oprette aktiviteter ved klik på en dato i kalenderen, hvor man samtidig kan se allerede oprettede aktiviteter. Dette var ikke muligt før, da aktivitetsplaner lå uafhængigt af kalender. Personalet opretter selv skabeloner til aktivitetsplaner, og jeg synes det vil være mest brugervenligt at have adgang til skabeloner når en aktivitetsplaner oprettes. Derfor håber jeg at dette teknisk kan lade sig gøre.

Jeg har stadig problemer med at programmet, hvori jeg laver denne prototype af børneintra, ikke vil opdatere links, og samtidig kører programmet en smule langsomt efterhånden, da filen fylder meget. Dog kan jeg ikke cutte nogle sider væk, da de endelige programmører jo skal have en fyldestgørende retningslinje til det endelige produkt. Jeg forsøger at rette til hvor jeg kan, og så må jeg håbe på det bedste.

Jeg venter på at få aftalt tidspunkt for den sidste test, som foregår i Korsør, og håber på at få endeligt svar i morgen.

Når alt feedback fra tests er samlet, vil jeg lave de sidste justeringer. Jeg vil ud fra personalets og forældrenes behov udforme en kravspecifikation, og få de sidste mangler på plads. Fx i kalenderen mangler der en funktion hvor inviterede kan acceptere eller afslå en invitation og indtaste hvor mange der deltager. Personalet kan hermed få mere styr på antal deltagere og og forberede sig herpå.
Derudover skal det også være muligt at kunne vedhæfte et dokument til beskeder, som heller ikke på nuværende tidspunkt er muligt.

Onsdag og torsdag

Onsdag lavede jeg lige de sidste justeringer i Pencil inden mødet om torsdagen. Programmet driller lidt for tiden, da dokumentet efterhånden fylder meget, og det gør det åbenbart svært for programmet at opdatere links. Jeg kan desværre ikke kopiere diverse ikoner som har links i forvejen, og tilføje dem til andre sider, da programmet ikke registrere at linket ændres. Dette er meget tidskrævende, da ikoner/links skal laves på ny for hver side.
Dog gik det rigtig godt i forhold til test. Personale og forældre fik indblik i det nye intra, og vi havde en lang snak om diverse funktioner. De var positive og kunne se det nye Børneintras potentiale.
Jeg har nu fået mere tid i skemaet, da mødet med IT-konsulenterne er udskudt til d. 2 oktober i stedet for om en uge, som det først var planlagt. Det giver mig god tid til at få noter gjort færdig til overrækkelse, og jeg kan gå mere i dybden med strukturen til appen, som også skal udvikles.

En nye uge er i gang

Jeg er nu i fuld gang med designudkast til personaledelen. Den kommer til at bestå af mange sider som omfatter oprettelse af nyheder, beskeder, dokumenter og diverse indstillinger på Børneintra. Mange af siderne kommer til at ligne hinanden i forhold til opbygning, hvilket også er godt, da det dermed skaber genkendelighed og overskuelighed for brugeren. Det er selvfølgelig i forhold til overvejelsen omkring indhold, kontekst og brugere, at jeg her har haft god brug af informationsarkitektur. Jeg har overvejet hvad der kan udelades af funktioner, tilføjes af nye, og og hvilken struktur der er mest hensigtsmæssig, brugervenligt set.
Nu må vi se hvad udfaldet er, når brugerne skal teste det.

Det er efterhånden en stor mundfuld, men jeg bevarer overblikket bedre end jeg havde forestillet mig. Jeg er godt med i forhold til tidsplan, og vil mene at personaledelen er færdig til sidst på ugen, hvor det skal testes.

Fredag...

arbejdede jeg videre med design, og den foreløbige struktur er ved at være på plads på forældredelen. Det foreløbige design skal jeg have testet i næste uge af forældre og personale, og jeg er allerede ved at få de forskellige aftaler på plads.

Omkring mødet i torsdags, kom vi frem til at der evt. kan tilføjes nogle integrationsløsninger som kan løse de forskellige administrative funktioner i forhold til lister over børn og forældre, og registrering heraf. Dette skal min projektvejleder undersøge og formidle videre til mig, når vi når længere frem i forløbet.

Alt i alt har det været en produktiv uge og jeg har fået positiv tilbagemelding på mit arbejde indtil videre. Jeg håber at forældre og personale også vil være positive over prototypen på Børneintra, når det skal vises frem og testes.

Torsdag

Jeg havde i dag møde med min projektleder og IT-afdelingen. Udkast til design blev vist frem og alle parter var meget positive. De kunne lide enkeltheden, og fandt det meget brugervenligt.
Herunder ses et udsnit af designet:


Efter login ser forældre denne side med oversigt over barn/børn

Ved at klikke på barnets navn, føres brugeren ved til barnets side med diverse oplysninger, samt komme/gå-modul

Nyhedsside for henholdsvis barnets dagtilbud og stue med kalender, hvor det skal være muligt at oprette en aktivitet og tilmelde sig:

På mødet blev vi enige om at jeg skal have en prototype klar som IT-konsulenten kan gå videre med. Dvs. at jeg skal tilføje noter omkring alle funktioner og links i designet, samt udforme en kravspecifikation.

Dette skal falde om 2 uger, hvor jeg inden da, vil teste den på forældre og personale. Jeg har planlagt at disse tests skal foregå sidst i næste uge i form at en brugertest.

Udover mødet, er de sidste par dage gået med at arbejde videre med opbygningen i Pencil, tilføje noter og udforme førnævnte kravspecifikation.

Mandag og tirsdag

Mandagen startede med at undersøge om der var flere besvarelser på spørgeskemaer. Der var kommet endnu flere svar, og sammenhængen i hvad folk var utilfredse/tilfredse med blev mere klar. Dog underede jeg mig over at en del svarede at de ikke anvendte komme/gå-modulet. Min forestilling var at brugerne måske synes at denne funktion var for besværlig at anvende. Dog fik jeg kontakt med en af dagtilbudslederne, via mail, som fortalte mig at forældrene hos dem slet ikke anvendte funktionen, da det kun var personalet som administrerede dette. Her kunne det jo være en fordel for personalet, hvis forældrene begynder at anvende komme/gå-modulet. Dermed skal personalet ikke bruge meget tid på det. Igen viser det hvilken forskel i behov, der er fra dagtilbud til dagtilbud.

Jo flere svar jeg har fået ind, jo mere overblik har jeg fået over, hvordan det børneintra kan stykkes sammen. Besvarelserne fortæller også at det nogenlunde er samme sted brugerne leder efter diverse dokumenter. De foretrækker at lede under stuens side frem for daginstitionens side. Dermed er der god grund til at samle alle dokumenter i én mappe med underkategorier på én side.
Samtidig er brugerne mest interesseret i at finde information fra stuen fremfor fra dagtilbuddet. Dermed skal der mere forkus på en samlet side for barnet og stue, og information om dagtilbuddet kan så findes herunder.

Designet er så småt begyndt at tage form, da besvarelserne allerede nu fortæller brugernes behov.
Jeg blev tirsdag færdig med et udkast, dog med nogle manglende funktioner. Jeg havde dog udarbejdet nok til at vise min projektleder, Anders, et produkt som giver overblik over hvordan flowet komemr til at være. Han synes det var fint, og kunne følge mig i min tankegang med hensyn til struktur og enkelthed.

Vi har derfor indkaldt IT-afdelingen til møde torsdag, for at snakke om hvad næste skridt er; hvad har den udefrakommende IT-konsulent brug for af materiale for at programmere det nye intranet.

Før programmeringen er det min plan at teste mit udkast, og få fat i nogle forældre og personale, som er villige til at afprøve det.

Torsdag og fredag

Torsdag fik jeg besøg af min praktikvejleder; Lars, og vi fik en snak om praktikforløbet. Indtil nu har analyse og undersøgelser fyldt meget i form af interviews, møde med IT-afdeling og spørgeskemaundersøgelse. Vi snakkede om hvordan jeg kan definere projektstyringen, og endte med en kombination af vandfaldsmodellen og Lean Startup.
Vandfaldsmodellen kan jeg ikke følge til fulde, da jeg ikke bliver en del af programmering og vedligeholdelse, men jeg har dog i tankerne at gå videre med projektet til hovedopgaven.
Måden jeg vil kombinere vandfaldsmodellen med Lean Startup, er ved at tilføje loops. Allerede nu har jeg lavet udkast til design, men dette skal finjusteres i forhold til brugernes behov. Derfor vil jeg tilføje loops under analyse og design i vandfaldsmodellen, da justeringer vil forekomme over flere omgange. Derfor finder jeg denne kombination mest logisk.

Projektet omhandler ikke kun hvordan en kommunikationsstrategi skal udformes, men også hvordan servicen kan forbedres via det nye intra. Jeg vil derfor anvende metoden AT ONE, som gør at jeg kan integrere design-thinking og strukturere udviklingsprocessen.   Metoden vil på skrift blive mere omfattende end som tidligere anvendt i andre projekter, da jeg gerne vil gå mere i dybden. Dermed kan modtageren af mit endelige produkt få mere indsigt i hvad der ligger til grund herfor.

Fredagen gik med at undersøge svar fra spørgeskemaundersøgelsen, og her er svarene indtil videre i tråd med mine første antagelser i forhold til indhold, anvendelse og struktur. Jeg håber på at der er dukket flere besvarelser op, når jeg møder på mandag igen.
Derudover har jeg bygget lidt videre på et design i Pencil, så IT-afdelingen og fremtidige testpersoner kan se et udkast og afprøve det nye intras foreløbige brugerflade.