Onsdag

Inden mødet med Ib, lavede jeg de sidste justeringer på spørgeskemaet til forældrene i de 4 dagtilbud. Jeg valgte at sende dem afsted allerede idag, og håber på så mange svar som muligt og snarest.

Til mødet med Ib fik jeg en gennemgang af deres intra som er leveret af Tubalex, og jeg fik indtryk af at det er meget mere brugervenligt end Intra som er leveret af UNI-C.
Tabulex struktur er dog også en smule uoverskueligt i forhold til mange menupunkter. Dette kunne sagtens gøres mere enkelt med færre menupunkter som indeholder flere funktioner.
Dog er opbygningen i retningen af det jeg havde forestillet mig til et nyt intra. Jeg vil dog vente og se resultatet af spørgeskemaundersøgelsen inden jeg går videre med design.

Jeg fik samtidig at vide af Ib at de for ikke så længe siden, er begyndt at anvende Tabulex, og han havde ellers fået at vide af min projektleder, Anders, at der ikke ville komme noget nyt. Dog fik jeg at vide af Anders at det nye intra kunne blive en mulighed for dem der har behov, og ikke skal være en tvang til dem som er tilfreds med deres nuværende eget indkøbte intra.

Mandag og tirsdag

Mandagen startede med mødet med IT-afdelingen, og jeg har fået en lidt anden indfaldsvinkel. Marcel (Projektleder i IT-afdelingen)synes at jeg havde nogle gode idéer til strukturen, men han mente at det sagtens kunne barberes endnu mere ned i forhold til indhold og design. Han har selv børn i forskellige institutioner, og mente at det mest brugervenlige for forældre, er at logge ind og som det første se sit barns navn. Under barnets navn skal der forefindes oplysninger om barnets dagtilbud og stue, og hvad der er af information og nyheder, samt komme/gå-modul.

For at IT-afdelingen senere kan få et bedre overblik over hvad mine idéer er til design og navigation, vil jeg lave UI mockups i programmet Pencil.

 Dog vil jeg først undersøge hvad forældrene finder nemmest, inden jeg lægger mig fast på den idé. Derfor har jeg endnu en gang kontaktet dagtilbudslederen, Lena, på Byskovgård som tidligere har sagt at de garanteret kunne finde nogle forældre som ville komme med input. Vi aftalte derfor at jeg udarbejder et online spørgeskema, og sender linket til Lena torsdag. Spørgeskemaet sender jeg også til de andre dagtilbudsledere, og håber på så mange svar som muligt.

Jeg har derudover fået at vide at Børneinstitutionen i Sydbyen har et andet intranet som hedder Tabulex. Lederen her, Ib Jensen, har altid haft meget fokus på kommunikation online mellem forældre og personale. Jeg har derfor aftalt et møde med ham for at få nogle input ud fra hvad deres oplevelser er.

Idé og udkast

Siden mandag er tiden gået med at klargøre navigationsdiagram, udkast til design og evaluering af interviews. Jeg har afleveret et eksemplar til min projektleder som skal give mig feedback inden møde med IT-afdeling på mandag.

Evalueringen berører mange punkter, både i forhold til struktur, indhold, administration, medier og kommunikation. Derfor har jeg både for min egen skyld, men også for projektlederens og IT-afdelingens skyld udarbejdet førnævnte navigationsdiagram. Der er et både for forældre - login og for personale - login. Det gør hele strukturen af intranettet mere overskueligt, og giver eksempler på nye formuleringer i menuen.

Nuværende intranet indeholder mange menupunkter som er formuleret med lange ord. Derfor vil jeg grundigt overveje kommunikationsstrategi og sprogbrug, så det kan blive så brugervenligt så muligt. Samtidig kan nogle brugere have svært ved læsning, hvilket jeg også skal tages hensyn til. Under interviews havde brugerne havde mange forskellige synspunkter, og jeg vil forsøge så vidt muligt at komme alle behov i møde. Jeg er også så heldig at et par medarbejdere i Center for Dagtilbud og Kultur, også har børn i de forskellige dagtilbud, fra hvem jeg også har fået lidt sparring. I forhold til projektstyring har jeg først sat mig fast på værktøjet ”Trello”, men finder det oplagt også at anvende LEAN Startup. Jeg er dog ikke en opstartet erhvervsdrivende eller i gang med et helt nyt produkt, men i forhold til forløb, passer fremgangsmåden rigtig godt. Jeg er kommet i besiddelse af nogle data (interviews) som danner grundlag for idéer til det nye intranet. Ved hjælp af udarbejdet navigationsdiagram og udkast til design kan det ny intranet bygges op. Denne loop skal nok kører rundt et par gange, da det ikke altid er første forsøg/udkast som fungere optimalt. Jeg kan komme i besiddelse af mere viden undervejs, som har indflydelse på tidligere idéer, hvilket kan ændre meget på det endelige produkt. Mødet med IT-afdelingen kan vise sig at skabe overblik over områder jeg måske ikke havde overvejet inden da.

En ny uge er startet

I dag blev sidste interview med dagtilbudsledere, og jeg fik også her mange input. Ikke kun dagtilbudslederen gav sin mening og behov til kende, men også et par andre medarbejdere, som b.la. meget ofte havde problemer med administrering i forhold til modtagere af diverse dokumenter og beskeder samt registrering af børn og personale.
De havde mange punkter udover det som de vil skrive ned og maile til mig inden længe.
Jeg har samtidig informeret alle dagtilbudsledere om at jeg efter overvejelser omkring struktur og navigation, gerne vil besøge dem igen. Her vil jeg lave en kortsorteringstest, så jeg kan få overblik over hvad de finder logisk i opbygning.

Derudover har jeg fået mulighed for også at få et par interviews i hus med nogle forældre. Selvom personale-delen af intra er det mest komplicerede, er det er alligevel en fordel at høre forældrenes synspunkter, frem at dagtilbudslederne er budbringere. Forældre-delen og personale-delen skal hænge sammen, og have nogenlunde samme indhold. Dog foreligger der mere struktur-bearbejdning af personale-delen da man her skal have administrator-login til registrering, rettelser og oprettelser af nye dokumenter mv.

Alt i alt har det været en positiv oplevelse at besøge de forskellige institutioner, da de er meget hjælpsomme og har givet meget af deres tid til vores møder. De ved at det i sidste ende er til deres egen fordel.
Som før nævnt er behovene lidt forskellige alt efter institutionernes størrelse. Fx er intern kommunikation via besked-systemet i intra mindre vigtigt, da der er færre personer at videregive informationer til i de små institutioner. De vælger den mundtlige metode. Dog skal dette ikke have indvirkning på de større institutioners behov. Derfor kunne et system med mulighed for at fravælge forskellige funktioner være en fordel, så der ikke er unødig indhold som aldrig anvendes. Dog skal det først vendes med IT-afdelingen.

Jeg skal nu forberede mig til mødet med IT-afdelingen, hvortil jeg vil lave en evaluering af interviews, og komme med et oplæg til struktur og design. Dette baseret på mine undersøgelser indtil nu.

Ugen der er gået

Denne uge er som sagt mest gået med at tage ud og interviewe dagtilbudslederne. Jeg er kommet nærmere hvilken kommunikationstrategi der skal til for at brugerne for mest ud af at anvende intranettet. Samtidig skal jeg tage hensyn til både forældre og personale og hvordan registrering af børn mm. bliver mest brugervenlig. Jeg mangler stadig et interview mandag, og kan herefter komme ordentligt i gang med at finde ud af en mulig struktur. Det bliver nok svært at tilfredsstille alle, da forskellen på institutionernes størrelse også har indflydelse på deres anvendelse af intranettet.
Jeg har på nuværende tidspunkt en idé om hvordan intranettet kan udformes designmæssigt, så det bliver mere enkelt og logisk at anvende.

Processen går desværre lidt langsomt, men sådan er det ofte i starten af et projekt. Det store arbejde begynder først når interviews og møde med IT er løbet af stablen.

Endnu en dag, endnu et interview

Så fik jeg interview nr. 2 i hus og kan allerede mærke hvor forskellige behov brugerne har. Dette kommer både an på institutionens størrelse (antal medarbejdere) og hvor meget forældrene bruger intranettet. Én ting er dog helt sikkert. Et modul på intranettet som kaldes 'Komme/gå modulet' er en funktion som skal forbedres. Denne gør det nemmere for personale og forældre at registrere barnets hente/bringe-tider, ferie/fri og eventuelle sygedage. Problemet er bare at personalet ikke har mulighed for at ændre i modulet hvis forældrene har registreret noget forkert eller hvis tidspunkt for hente/bringe ændres mm. Dette skal vi finde en løsning på, og derfor ser jeg frem til mødet med IT-afdelingen efter interviews. Dog har IT-afdelingen ikke tid før næste uge igen.

Mandag og tirsdag...

Mandag er gået med at få det sidste på plads inden interview med en af dagtilbudslederne tirsdag. Interviewet gav stort udbytte. Inge, som er dagtilbudsleder, havde mange synspunkter omkring intranettet, og mange af de anelser jeg havde omkring mangler og brugervenlighed holdt stik.

Fx. er placering af diverse dokumenter, flere forskellige steder, hvilket skaber forvirring.

Samtidig findes der på forside både opslagstavle og nyheder, som ifølge Inge anvendes til det samme.

Derfor er der meget "dobbeltkonfekt", og dette kan forenkles meget mere.
Jeg er derfor i gang med at få overblik over hvordan den nye struktur kan komme til at se ud, men går ikke helt til bunds da jeg stadig mangler 3 interviews som løber af stablen til og med mandag. Men allerede nu har jeg en idé om brugernes behov.

Efter interviews håber jeg hurtigst muligt at få et møde i stand med IT-afdelingen, så jeg kan få på plads hvad de tekniske muligheder er.

Ugen der gik

Jeg har undersøgt Umbracos open source software for at få et indtryk af hvad der kan lade sig gøre med hensyn til funktioner og struktur på intranettet.

Det nuværende intranet har nogle funktioner som ikke fungere optimalt, bl.a. at medarbejderne ikke kan rette i forældrenes indtastede oplysninger, hvis der er fejl. Derfor har jeg en idé om at medarbejderne skal få adgang med et administrator-login, og forældrene skal logge ind med NemID på det ny intranet. Dette vil i høj grad øge brugervenligheden, da NemID kun bruges af mindretallet på nuværende intranet.

Samtidig er struktur og opbygning ikke optimal, og der findes forskellige dokumentmapper som figurer flere forskellige steder. Mit indtryk er at det gør det forvirrende for brugeren at finde det de søger.

Intranettet er ikke i rød tråd med Slagelse Kommunes nye hjemmeside, så derfor skal det re-designes så der skabes genkendelighed.

Jeg har samtidig fået udleveret en evaluering omkring brugernes tilfredshed med det nuværende intranet, som jeg vil bruge som sekundær data.  Den giver et godt udgangspunkt i forhold til interviewet i næste uge som vil blive primær data. Interviewspørgsmål er så godt som klar til først interview tirsdag.

Hele ugen er gået med at planlægge, brainstorme og undersøge hvad der ikke fungere ved det nuværende intranet, og hvad der evt. kan være løsninger på et nyt intranet. 

Tirsdag og Onsdag

Tirsdag og onsdag er gået med at udarbejde første udkast af det føromtalte website navigation diagram, så jeg kan få overblik over de funktioner intranettet højst sandsynligt skal indeholde.

Da jeg først i næste uge kan interviewe dagtilbudslederne, er det indtil videre brainstorm, erfaring samt sparring med projektleder, Anders Reuter, som diagrammet er bygget op om.

Samtidig har jeg udarbejdet en foreløbig plan for praktikken i Trello:

Første dag i praktik

Denne dag gik med at planlægge de to måneders praktik, og få overblik over hvad "Center for Dagtilbud og Kultur" har brug for i forbindelse med et nyt forældreintranet.
Planen er at det nye intranet skal blive en del af Slagelse Kommunes nye hjemmeside, hvilken også er i gang med at blive opbygget.
Jeg er derfor i gang med en grundig undersøgelse af det nuværende intranet, for at finde frem til hvad det mangler, og hvad der kan forbedres. Dog skal det tilføjes at det nuværende intranet ikke skal være inspiration til en opdatering heraf, men til en helt ny version baseret på open source.

For at få overblik over en mulig opbygning af det nye intranet, har jeg til at starte med valgt at lave et 'website navigation diagram' som vil være det første udkast.

Samtidig har jeg allerede nu planlagt interview med fire forskellige dagtilbudsledere, så jeg kan få svar på hvad brugernes behov er, og få inspiration til om noget skal tilføjes.

Til sidst er der kun at sige at jeg er blevet taget godt imod, og det er flinke mennesker jeg arbejder sammen med :)