Onsdag, torsdag og fredag

Onsdag fik vi afholdt møde med designbureauet, Skydbrud, som skulle give et bud på tidsestimering og pris på udvikling af Forældreintra.
Jeg startede med at præsentere den grafiske brugergrænseflade, og vise hvilke funktioner vi gerne vil have med, med henblik på brugernes behov. Folkene fra Skybrud vurderede Forældreintra til at være et system med mange funktioner, der var lidt indviklet. Min vurdering er dog at det er forholdsvis simpelt, når man ser på de systemer der ellers udbydes på markedet. Fx har UNI-C (http://bi.inst.dk/Foresides/IntraForeside.aspx) og Tabulex (http://tabulex.dk/) som jeg også har kigget på, meget dybe opbygninger og det kan være svært at finde rundt i de mange genveje til diverse funktioner. Grunden til at det for udefrakommende kan virke indviklet, er først og fremmest på grund af den administrative del til personale, hvor de skal kunne tilgå diverse funktioner såsom komme/gå-system, tilføje dokumenter, oprette aktiviteter osv. Men for at forældrene skal have adgang til information og kommunikation, er det nødvendigt med den bagvedliggende administration som personalet skal varetage.

Vi diskuterede om Forældre kunne udvikles på den måde at det først leveres som produkt til dagtilbuddene med få funktioner, og med tiden bygges større baseret på feedback fra forældre og personale. Projektlederens og mit ønske var at produktet kunne leveres færdigt uden at brugerne skal bruge tid på løbende at lære nye funktioner at kende. Dog kan jeg sagtens se at man i sidste ende får et bedre produkt som endnu mere tager brugerne med på råd løbende.

Mht. tidestimering regnede designbureauet med mindst et halvt år til at udvikle. Det var noget mere end min projektleder havde regnet med. Dermed bliver prisen nok også højere end der er lagt budget til. Designbureaet kunne ikke sige noget præcist og vi skal derfor vente på en tilbagemelding i slutningen af næste uge.
Som det ser ud nu, og hvad mit indtryk er af omstændighederne, er risikoen for at Slagelse Kommune vælger en hyldevare, overvejende stor. Det er ærgerligt da meningen med udviklingen af Forældreintra var, at skabe en sammenhæng og rød tråd mellem Slagelse Kommunes nye hjemmeside og Forældreintra. Det er ikke muligt med en hyldevare, hverken designmæssigt eller brugermæssigt.
Dog vil jeg ikke tage sorgerne på forskud, før vi får en tilbagemelding.

Da vi skal vente på svar fra designbureauet til slutningen af næste uge, har jeg ikke flere opgaver for nu i praktikken. Jeg er derfor blevet sendt på "hjemmearbejde" for at forberede min praktikeksamen.
Derfor vil læser nok ikke kunne læse flere indlæg på denne blog.

Mandag og tirsdag

Jeg har nu fået tilbagemelding på kravspecifikation til mødet i morgen. Den havde jeg udformet ved at liste de forskellige funktioner under emnerne administration, struktur, indhold og medier. Her har jeg forklaret hvad intra skal indeholde af funktioner og hvordan strukturen hænger sammen.
Marcel fra IT-afdelingen synes at det var fint arbejde, men at der bør være user stories og koblinger til den grafiske brugerflade. User stories skal forstås sådan, at jeg forklarer hvad de forskellige funktioner er til for; altså hvilke problemer de forskellige funktioner skal løse for brugerne. Fx hvorfor det er nødvendigt at der er et komme/gå-model = Personalet har styr på hvornår børnene kommer og går, tilfælde af sygdom eller fridage/ferie.

Derudover har jeg haft møde med min projektleder og fremvist den grafiske brugerflade hvortil der også var et par justeringer. Jeeg har ellers indtil nu kaldt intra for Børneintra, men min projektleder synes det passede bedre at kalde systemet for Forældreintra, da det er henvendt til forældrene.
Derudover manglede der en funktion til personalet hvor de kan krydse børnene af når de kommer og går. Dette har jeg tilføjet til listen over børn i menuen kontor, hvor det samtidig er muligt for personalet at udprinte forskellige lister, fx telefonliste, pladsnumre og lignende.
Jeghar lige et par timer i morgen til de sidste justeringer.

Tirsdag og onsdag

Tirsdag startede jeg på praktiksynopsen, hvor jeg bl.a. skal beskrive virksomheden. Jeg har derfor undersøgt hvad Slagelse Kommune - Center for Dagtilbud og Kulturs værdier/mission og vision og nøglekompetencer er. Derudover hvordan organisationen hænger sammen, hvilket Slagelse kommune har forklaret på deres hjemmeside.
For at få et lidt mere præcist billede af ovenstående vil jeg tage en snak med Centerlederen, så jeg kan få indsigt i Centerets eget syn herpå.

I dag, onsdag, har jeg undersøgt mulige websikre farver til intra, da jeg på mødet med IT-afdelingen fik at vide at farverne i Slagelse Kommunes farvepalette (designmanual) ikke nødvendigvis opfylder disse krav. Derfor har jeg undersøgt hvilke farver der tilnærmelsesvis kan ligne de originale farver. Jeg har valgt en mellemblå som primær farve til intra. Denne fungere som sekundær farve i Slagelse Kommunes farvepalette. Jeg valgte den for at give indtryk af at Børneintra er en "underdel" til Slagelse Kommunes hjemmeside, og samtidig fordi farven symbolisere loyalitet og omsorg.
Spørgsmålet omkring farver er selvfølgelig også et emne jeg vil vende med designbureauet og IT-afdelingen på det endelige møde 2. oktober.

Mandag

Dagen er gået med at finjustere i Børneintra og tjekke at alle links virker. Hellere tjekke en gang for meget end for lidt inden fremvisning for IT-konsulenter d. 2 oktober. Jeg er samtidig i gang med at tilføje noter til alle sider, så det er tydeligt forklaret hvad hensigten er med diverse funktioner.

Fredag og enden på ugen

Ugen er gået med at få ordnet diverse funktioner som viste sig at mangle. Jeg har i funktionen beskeder tilføjet at dokumenter skal kunne vedhæftes, og lavet en funktion der gør det muligt for personalet at oprette nye lister over børn, afhængig af behov til udprint. Personalet har ofte brug for afkrydsningslister for diverse stuer, telefonlister, kosthensyn mv.

Jeg venter stadig på svar fra IT-afdelingen omkring kravspecifikation og hvordan den skal udformes på rette vis.

I næste uge regner jeg med at min projektvejleder og jeg kan få snakket om hvilke integrationsløsnninger der er brug for ift. registreing/administrering af børn. Fx i forhold til automatisk registrering når et barn indmeldes i et dagtilbud, så ikke personalet skal oprette børn på nyoprettede lister efter indmeldelse. Dette vil gøre deres arbejde meget nemmere, og de kan dermed bruge mere tid på børnene og mindre på det administrative.

Tilbage efter sygdom

Jeg var så uheldig at fange mig en forkølelse, så onsdagen gik med en sygedag. Jeg er tilbage på pinden igen og var i Korsør for at fremvise Børneintra for Britta på Børnehuset ved Noret. Hun fandt det meget brugervenligt, især i forhold til registrering og administrering af børn. Strukturen og navigationen gav meget bedre overblik i forhold til det gamle.

Jeg har efter mødet lavet justeringer i forhold til lister over børn og tilføjet billede af barn. Derudover har jeg gjort kalenderen mere overskuelig for personalet, da de ønskede samme udseende og funktion til deres kalender som det ser ud på barnets fremmødekalender. Her er det muligt at se oversigt skiftevis for både uge, måned og år, hvor jeg ikke havde taget højde for dette i første omgang til den alminde personalekalender.

Samtidig har jeg været i gang med at udforme en kravspecifikation, og sendt den til IT-afdelingen for at høre deres mening mht. struktur og om der evt. skal være prioriteringer i forhold til diverse funktioner. Jeg venter på svar tilbage.

Der testes

I fredags var jeg forbi Skovbrynet i Sørbymagle og teste brugerfladen på Børneintra, og igen fik jeg positiv feedback. Igen fik jeg at vide at det var meget brugervenligt, enkelt og simpelt at gå til.
Et ekstra krav fra personalets side var at der skal være lister over både børn, forældre og personale, samt at det skal være muligt at vælge ud fra forskellige kriterier. Fx både at kunne søge via navn, indmeldelsesdato og stue. Hermed kan personalet søge efter personer ud fra flere oplysninger, uden at skulle huske navnet på en forældre og lignende.

Forældre fandt det meget overskueligt med at aktivitetsplan og kalender er samlet i én, og at det nu skal være muligt at oprette aktiviteter ved klik på en dato i kalenderen, hvor man samtidig kan se allerede oprettede aktiviteter. Dette var ikke muligt før, da aktivitetsplaner lå uafhængigt af kalender. Personalet opretter selv skabeloner til aktivitetsplaner, og jeg synes det vil være mest brugervenligt at have adgang til skabeloner når en aktivitetsplaner oprettes. Derfor håber jeg at dette teknisk kan lade sig gøre.

Jeg har stadig problemer med at programmet, hvori jeg laver denne prototype af børneintra, ikke vil opdatere links, og samtidig kører programmet en smule langsomt efterhånden, da filen fylder meget. Dog kan jeg ikke cutte nogle sider væk, da de endelige programmører jo skal have en fyldestgørende retningslinje til det endelige produkt. Jeg forsøger at rette til hvor jeg kan, og så må jeg håbe på det bedste.

Jeg venter på at få aftalt tidspunkt for den sidste test, som foregår i Korsør, og håber på at få endeligt svar i morgen.

Når alt feedback fra tests er samlet, vil jeg lave de sidste justeringer. Jeg vil ud fra personalets og forældrenes behov udforme en kravspecifikation, og få de sidste mangler på plads. Fx i kalenderen mangler der en funktion hvor inviterede kan acceptere eller afslå en invitation og indtaste hvor mange der deltager. Personalet kan hermed få mere styr på antal deltagere og og forberede sig herpå.
Derudover skal det også være muligt at kunne vedhæfte et dokument til beskeder, som heller ikke på nuværende tidspunkt er muligt.

Onsdag og torsdag

Onsdag lavede jeg lige de sidste justeringer i Pencil inden mødet om torsdagen. Programmet driller lidt for tiden, da dokumentet efterhånden fylder meget, og det gør det åbenbart svært for programmet at opdatere links. Jeg kan desværre ikke kopiere diverse ikoner som har links i forvejen, og tilføje dem til andre sider, da programmet ikke registrere at linket ændres. Dette er meget tidskrævende, da ikoner/links skal laves på ny for hver side.
Dog gik det rigtig godt i forhold til test. Personale og forældre fik indblik i det nye intra, og vi havde en lang snak om diverse funktioner. De var positive og kunne se det nye Børneintras potentiale.
Jeg har nu fået mere tid i skemaet, da mødet med IT-konsulenterne er udskudt til d. 2 oktober i stedet for om en uge, som det først var planlagt. Det giver mig god tid til at få noter gjort færdig til overrækkelse, og jeg kan gå mere i dybden med strukturen til appen, som også skal udvikles.

En nye uge er i gang

Jeg er nu i fuld gang med designudkast til personaledelen. Den kommer til at bestå af mange sider som omfatter oprettelse af nyheder, beskeder, dokumenter og diverse indstillinger på Børneintra. Mange af siderne kommer til at ligne hinanden i forhold til opbygning, hvilket også er godt, da det dermed skaber genkendelighed og overskuelighed for brugeren. Det er selvfølgelig i forhold til overvejelsen omkring indhold, kontekst og brugere, at jeg her har haft god brug af informationsarkitektur. Jeg har overvejet hvad der kan udelades af funktioner, tilføjes af nye, og og hvilken struktur der er mest hensigtsmæssig, brugervenligt set.
Nu må vi se hvad udfaldet er, når brugerne skal teste det.

Det er efterhånden en stor mundfuld, men jeg bevarer overblikket bedre end jeg havde forestillet mig. Jeg er godt med i forhold til tidsplan, og vil mene at personaledelen er færdig til sidst på ugen, hvor det skal testes.

Fredag...

arbejdede jeg videre med design, og den foreløbige struktur er ved at være på plads på forældredelen. Det foreløbige design skal jeg have testet i næste uge af forældre og personale, og jeg er allerede ved at få de forskellige aftaler på plads.

Omkring mødet i torsdags, kom vi frem til at der evt. kan tilføjes nogle integrationsløsninger som kan løse de forskellige administrative funktioner i forhold til lister over børn og forældre, og registrering heraf. Dette skal min projektvejleder undersøge og formidle videre til mig, når vi når længere frem i forløbet.

Alt i alt har det været en produktiv uge og jeg har fået positiv tilbagemelding på mit arbejde indtil videre. Jeg håber at forældre og personale også vil være positive over prototypen på Børneintra, når det skal vises frem og testes.

Torsdag

Jeg havde i dag møde med min projektleder og IT-afdelingen. Udkast til design blev vist frem og alle parter var meget positive. De kunne lide enkeltheden, og fandt det meget brugervenligt.
Herunder ses et udsnit af designet:


Efter login ser forældre denne side med oversigt over barn/børn

Ved at klikke på barnets navn, føres brugeren ved til barnets side med diverse oplysninger, samt komme/gå-modul

Nyhedsside for henholdsvis barnets dagtilbud og stue med kalender, hvor det skal være muligt at oprette en aktivitet og tilmelde sig:

På mødet blev vi enige om at jeg skal have en prototype klar som IT-konsulenten kan gå videre med. Dvs. at jeg skal tilføje noter omkring alle funktioner og links i designet, samt udforme en kravspecifikation.

Dette skal falde om 2 uger, hvor jeg inden da, vil teste den på forældre og personale. Jeg har planlagt at disse tests skal foregå sidst i næste uge i form at en brugertest.

Udover mødet, er de sidste par dage gået med at arbejde videre med opbygningen i Pencil, tilføje noter og udforme førnævnte kravspecifikation.

Mandag og tirsdag

Mandagen startede med at undersøge om der var flere besvarelser på spørgeskemaer. Der var kommet endnu flere svar, og sammenhængen i hvad folk var utilfredse/tilfredse med blev mere klar. Dog underede jeg mig over at en del svarede at de ikke anvendte komme/gå-modulet. Min forestilling var at brugerne måske synes at denne funktion var for besværlig at anvende. Dog fik jeg kontakt med en af dagtilbudslederne, via mail, som fortalte mig at forældrene hos dem slet ikke anvendte funktionen, da det kun var personalet som administrerede dette. Her kunne det jo være en fordel for personalet, hvis forældrene begynder at anvende komme/gå-modulet. Dermed skal personalet ikke bruge meget tid på det. Igen viser det hvilken forskel i behov, der er fra dagtilbud til dagtilbud.

Jo flere svar jeg har fået ind, jo mere overblik har jeg fået over, hvordan det børneintra kan stykkes sammen. Besvarelserne fortæller også at det nogenlunde er samme sted brugerne leder efter diverse dokumenter. De foretrækker at lede under stuens side frem for daginstitionens side. Dermed er der god grund til at samle alle dokumenter i én mappe med underkategorier på én side.
Samtidig er brugerne mest interesseret i at finde information fra stuen fremfor fra dagtilbuddet. Dermed skal der mere forkus på en samlet side for barnet og stue, og information om dagtilbuddet kan så findes herunder.

Designet er så småt begyndt at tage form, da besvarelserne allerede nu fortæller brugernes behov.
Jeg blev tirsdag færdig med et udkast, dog med nogle manglende funktioner. Jeg havde dog udarbejdet nok til at vise min projektleder, Anders, et produkt som giver overblik over hvordan flowet komemr til at være. Han synes det var fint, og kunne følge mig i min tankegang med hensyn til struktur og enkelthed.

Vi har derfor indkaldt IT-afdelingen til møde torsdag, for at snakke om hvad næste skridt er; hvad har den udefrakommende IT-konsulent brug for af materiale for at programmere det nye intranet.

Før programmeringen er det min plan at teste mit udkast, og få fat i nogle forældre og personale, som er villige til at afprøve det.

Torsdag og fredag

Torsdag fik jeg besøg af min praktikvejleder; Lars, og vi fik en snak om praktikforløbet. Indtil nu har analyse og undersøgelser fyldt meget i form af interviews, møde med IT-afdeling og spørgeskemaundersøgelse. Vi snakkede om hvordan jeg kan definere projektstyringen, og endte med en kombination af vandfaldsmodellen og Lean Startup.
Vandfaldsmodellen kan jeg ikke følge til fulde, da jeg ikke bliver en del af programmering og vedligeholdelse, men jeg har dog i tankerne at gå videre med projektet til hovedopgaven.
Måden jeg vil kombinere vandfaldsmodellen med Lean Startup, er ved at tilføje loops. Allerede nu har jeg lavet udkast til design, men dette skal finjusteres i forhold til brugernes behov. Derfor vil jeg tilføje loops under analyse og design i vandfaldsmodellen, da justeringer vil forekomme over flere omgange. Derfor finder jeg denne kombination mest logisk.

Projektet omhandler ikke kun hvordan en kommunikationsstrategi skal udformes, men også hvordan servicen kan forbedres via det nye intra. Jeg vil derfor anvende metoden AT ONE, som gør at jeg kan integrere design-thinking og strukturere udviklingsprocessen.   Metoden vil på skrift blive mere omfattende end som tidligere anvendt i andre projekter, da jeg gerne vil gå mere i dybden. Dermed kan modtageren af mit endelige produkt få mere indsigt i hvad der ligger til grund herfor.

Fredagen gik med at undersøge svar fra spørgeskemaundersøgelsen, og her er svarene indtil videre i tråd med mine første antagelser i forhold til indhold, anvendelse og struktur. Jeg håber på at der er dukket flere besvarelser op, når jeg møder på mandag igen.
Derudover har jeg bygget lidt videre på et design i Pencil, så IT-afdelingen og fremtidige testpersoner kan se et udkast og afprøve det nye intras foreløbige brugerflade.

Onsdag

Inden mødet med Ib, lavede jeg de sidste justeringer på spørgeskemaet til forældrene i de 4 dagtilbud. Jeg valgte at sende dem afsted allerede idag, og håber på så mange svar som muligt og snarest.

Til mødet med Ib fik jeg en gennemgang af deres intra som er leveret af Tubalex, og jeg fik indtryk af at det er meget mere brugervenligt end Intra som er leveret af UNI-C.
Tabulex struktur er dog også en smule uoverskueligt i forhold til mange menupunkter. Dette kunne sagtens gøres mere enkelt med færre menupunkter som indeholder flere funktioner.
Dog er opbygningen i retningen af det jeg havde forestillet mig til et nyt intra. Jeg vil dog vente og se resultatet af spørgeskemaundersøgelsen inden jeg går videre med design.

Jeg fik samtidig at vide af Ib at de for ikke så længe siden, er begyndt at anvende Tabulex, og han havde ellers fået at vide af min projektleder, Anders, at der ikke ville komme noget nyt. Dog fik jeg at vide af Anders at det nye intra kunne blive en mulighed for dem der har behov, og ikke skal være en tvang til dem som er tilfreds med deres nuværende eget indkøbte intra.

Mandag og tirsdag

Mandagen startede med mødet med IT-afdelingen, og jeg har fået en lidt anden indfaldsvinkel. Marcel (Projektleder i IT-afdelingen)synes at jeg havde nogle gode idéer til strukturen, men han mente at det sagtens kunne barberes endnu mere ned i forhold til indhold og design. Han har selv børn i forskellige institutioner, og mente at det mest brugervenlige for forældre, er at logge ind og som det første se sit barns navn. Under barnets navn skal der forefindes oplysninger om barnets dagtilbud og stue, og hvad der er af information og nyheder, samt komme/gå-modul.

For at IT-afdelingen senere kan få et bedre overblik over hvad mine idéer er til design og navigation, vil jeg lave UI mockups i programmet Pencil.

 Dog vil jeg først undersøge hvad forældrene finder nemmest, inden jeg lægger mig fast på den idé. Derfor har jeg endnu en gang kontaktet dagtilbudslederen, Lena, på Byskovgård som tidligere har sagt at de garanteret kunne finde nogle forældre som ville komme med input. Vi aftalte derfor at jeg udarbejder et online spørgeskema, og sender linket til Lena torsdag. Spørgeskemaet sender jeg også til de andre dagtilbudsledere, og håber på så mange svar som muligt.

Jeg har derudover fået at vide at Børneinstitutionen i Sydbyen har et andet intranet som hedder Tabulex. Lederen her, Ib Jensen, har altid haft meget fokus på kommunikation online mellem forældre og personale. Jeg har derfor aftalt et møde med ham for at få nogle input ud fra hvad deres oplevelser er.

Idé og udkast

Siden mandag er tiden gået med at klargøre navigationsdiagram, udkast til design og evaluering af interviews. Jeg har afleveret et eksemplar til min projektleder som skal give mig feedback inden møde med IT-afdeling på mandag.

Evalueringen berører mange punkter, både i forhold til struktur, indhold, administration, medier og kommunikation. Derfor har jeg både for min egen skyld, men også for projektlederens og IT-afdelingens skyld udarbejdet førnævnte navigationsdiagram. Der er et både for forældre - login og for personale - login. Det gør hele strukturen af intranettet mere overskueligt, og giver eksempler på nye formuleringer i menuen.

Nuværende intranet indeholder mange menupunkter som er formuleret med lange ord. Derfor vil jeg grundigt overveje kommunikationsstrategi og sprogbrug, så det kan blive så brugervenligt så muligt. Samtidig kan nogle brugere have svært ved læsning, hvilket jeg også skal tages hensyn til. Under interviews havde brugerne havde mange forskellige synspunkter, og jeg vil forsøge så vidt muligt at komme alle behov i møde. Jeg er også så heldig at et par medarbejdere i Center for Dagtilbud og Kultur, også har børn i de forskellige dagtilbud, fra hvem jeg også har fået lidt sparring. I forhold til projektstyring har jeg først sat mig fast på værktøjet ”Trello”, men finder det oplagt også at anvende LEAN Startup. Jeg er dog ikke en opstartet erhvervsdrivende eller i gang med et helt nyt produkt, men i forhold til forløb, passer fremgangsmåden rigtig godt. Jeg er kommet i besiddelse af nogle data (interviews) som danner grundlag for idéer til det nye intranet. Ved hjælp af udarbejdet navigationsdiagram og udkast til design kan det ny intranet bygges op. Denne loop skal nok kører rundt et par gange, da det ikke altid er første forsøg/udkast som fungere optimalt. Jeg kan komme i besiddelse af mere viden undervejs, som har indflydelse på tidligere idéer, hvilket kan ændre meget på det endelige produkt. Mødet med IT-afdelingen kan vise sig at skabe overblik over områder jeg måske ikke havde overvejet inden da.

En ny uge er startet

I dag blev sidste interview med dagtilbudsledere, og jeg fik også her mange input. Ikke kun dagtilbudslederen gav sin mening og behov til kende, men også et par andre medarbejdere, som b.la. meget ofte havde problemer med administrering i forhold til modtagere af diverse dokumenter og beskeder samt registrering af børn og personale.
De havde mange punkter udover det som de vil skrive ned og maile til mig inden længe.
Jeg har samtidig informeret alle dagtilbudsledere om at jeg efter overvejelser omkring struktur og navigation, gerne vil besøge dem igen. Her vil jeg lave en kortsorteringstest, så jeg kan få overblik over hvad de finder logisk i opbygning.

Derudover har jeg fået mulighed for også at få et par interviews i hus med nogle forældre. Selvom personale-delen af intra er det mest komplicerede, er det er alligevel en fordel at høre forældrenes synspunkter, frem at dagtilbudslederne er budbringere. Forældre-delen og personale-delen skal hænge sammen, og have nogenlunde samme indhold. Dog foreligger der mere struktur-bearbejdning af personale-delen da man her skal have administrator-login til registrering, rettelser og oprettelser af nye dokumenter mv.

Alt i alt har det været en positiv oplevelse at besøge de forskellige institutioner, da de er meget hjælpsomme og har givet meget af deres tid til vores møder. De ved at det i sidste ende er til deres egen fordel.
Som før nævnt er behovene lidt forskellige alt efter institutionernes størrelse. Fx er intern kommunikation via besked-systemet i intra mindre vigtigt, da der er færre personer at videregive informationer til i de små institutioner. De vælger den mundtlige metode. Dog skal dette ikke have indvirkning på de større institutioners behov. Derfor kunne et system med mulighed for at fravælge forskellige funktioner være en fordel, så der ikke er unødig indhold som aldrig anvendes. Dog skal det først vendes med IT-afdelingen.

Jeg skal nu forberede mig til mødet med IT-afdelingen, hvortil jeg vil lave en evaluering af interviews, og komme med et oplæg til struktur og design. Dette baseret på mine undersøgelser indtil nu.

Ugen der er gået

Denne uge er som sagt mest gået med at tage ud og interviewe dagtilbudslederne. Jeg er kommet nærmere hvilken kommunikationstrategi der skal til for at brugerne for mest ud af at anvende intranettet. Samtidig skal jeg tage hensyn til både forældre og personale og hvordan registrering af børn mm. bliver mest brugervenlig. Jeg mangler stadig et interview mandag, og kan herefter komme ordentligt i gang med at finde ud af en mulig struktur. Det bliver nok svært at tilfredsstille alle, da forskellen på institutionernes størrelse også har indflydelse på deres anvendelse af intranettet.
Jeg har på nuværende tidspunkt en idé om hvordan intranettet kan udformes designmæssigt, så det bliver mere enkelt og logisk at anvende.

Processen går desværre lidt langsomt, men sådan er det ofte i starten af et projekt. Det store arbejde begynder først når interviews og møde med IT er løbet af stablen.

Endnu en dag, endnu et interview

Så fik jeg interview nr. 2 i hus og kan allerede mærke hvor forskellige behov brugerne har. Dette kommer både an på institutionens størrelse (antal medarbejdere) og hvor meget forældrene bruger intranettet. Én ting er dog helt sikkert. Et modul på intranettet som kaldes 'Komme/gå modulet' er en funktion som skal forbedres. Denne gør det nemmere for personale og forældre at registrere barnets hente/bringe-tider, ferie/fri og eventuelle sygedage. Problemet er bare at personalet ikke har mulighed for at ændre i modulet hvis forældrene har registreret noget forkert eller hvis tidspunkt for hente/bringe ændres mm. Dette skal vi finde en løsning på, og derfor ser jeg frem til mødet med IT-afdelingen efter interviews. Dog har IT-afdelingen ikke tid før næste uge igen.

Mandag og tirsdag...

Mandag er gået med at få det sidste på plads inden interview med en af dagtilbudslederne tirsdag. Interviewet gav stort udbytte. Inge, som er dagtilbudsleder, havde mange synspunkter omkring intranettet, og mange af de anelser jeg havde omkring mangler og brugervenlighed holdt stik.

Fx. er placering af diverse dokumenter, flere forskellige steder, hvilket skaber forvirring.

Samtidig findes der på forside både opslagstavle og nyheder, som ifølge Inge anvendes til det samme.

Derfor er der meget "dobbeltkonfekt", og dette kan forenkles meget mere.
Jeg er derfor i gang med at få overblik over hvordan den nye struktur kan komme til at se ud, men går ikke helt til bunds da jeg stadig mangler 3 interviews som løber af stablen til og med mandag. Men allerede nu har jeg en idé om brugernes behov.

Efter interviews håber jeg hurtigst muligt at få et møde i stand med IT-afdelingen, så jeg kan få på plads hvad de tekniske muligheder er.

Ugen der gik

Jeg har undersøgt Umbracos open source software for at få et indtryk af hvad der kan lade sig gøre med hensyn til funktioner og struktur på intranettet.

Det nuværende intranet har nogle funktioner som ikke fungere optimalt, bl.a. at medarbejderne ikke kan rette i forældrenes indtastede oplysninger, hvis der er fejl. Derfor har jeg en idé om at medarbejderne skal få adgang med et administrator-login, og forældrene skal logge ind med NemID på det ny intranet. Dette vil i høj grad øge brugervenligheden, da NemID kun bruges af mindretallet på nuværende intranet.

Samtidig er struktur og opbygning ikke optimal, og der findes forskellige dokumentmapper som figurer flere forskellige steder. Mit indtryk er at det gør det forvirrende for brugeren at finde det de søger.

Intranettet er ikke i rød tråd med Slagelse Kommunes nye hjemmeside, så derfor skal det re-designes så der skabes genkendelighed.

Jeg har samtidig fået udleveret en evaluering omkring brugernes tilfredshed med det nuværende intranet, som jeg vil bruge som sekundær data.  Den giver et godt udgangspunkt i forhold til interviewet i næste uge som vil blive primær data. Interviewspørgsmål er så godt som klar til først interview tirsdag.

Hele ugen er gået med at planlægge, brainstorme og undersøge hvad der ikke fungere ved det nuværende intranet, og hvad der evt. kan være løsninger på et nyt intranet. 

Tirsdag og Onsdag

Tirsdag og onsdag er gået med at udarbejde første udkast af det føromtalte website navigation diagram, så jeg kan få overblik over de funktioner intranettet højst sandsynligt skal indeholde.

Da jeg først i næste uge kan interviewe dagtilbudslederne, er det indtil videre brainstorm, erfaring samt sparring med projektleder, Anders Reuter, som diagrammet er bygget op om.

Samtidig har jeg udarbejdet en foreløbig plan for praktikken i Trello:

Første dag i praktik

Denne dag gik med at planlægge de to måneders praktik, og få overblik over hvad "Center for Dagtilbud og Kultur" har brug for i forbindelse med et nyt forældreintranet.
Planen er at det nye intranet skal blive en del af Slagelse Kommunes nye hjemmeside, hvilken også er i gang med at blive opbygget.
Jeg er derfor i gang med en grundig undersøgelse af det nuværende intranet, for at finde frem til hvad det mangler, og hvad der kan forbedres. Dog skal det tilføjes at det nuværende intranet ikke skal være inspiration til en opdatering heraf, men til en helt ny version baseret på open source.

For at få overblik over en mulig opbygning af det nye intranet, har jeg til at starte med valgt at lave et 'website navigation diagram' som vil være det første udkast.

Samtidig har jeg allerede nu planlagt interview med fire forskellige dagtilbudsledere, så jeg kan få svar på hvad brugernes behov er, og få inspiration til om noget skal tilføjes.

Til sidst er der kun at sige at jeg er blevet taget godt imod, og det er flinke mennesker jeg arbejder sammen med :)